Политика обработки персональных данных

Термины и определения

Оператор

общество с ограниченной ответственностью «ТРЕЙДЕР Х», самостоятельно или совместно с иными лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав персональных данных и действия с ними.

Платформа, TraderX

электронная торговая платформа Оператора, предназначенная для взаимодействия трейдеров, покупателей, поставщиков и иных участников при подборе, продаже, закупке, оплате, отгрузке и доставке металлопроката, строительных материалов и сопутствующих товаров и услуг.

Пользователь Платформы

физическое лицо, индивидуальный предприниматель либо представитель юридического лица, использующий Платформу.

Покупатель

физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, приобретающее либо намеревающееся приобрести товары или услуги с использованием Платформы.

Трейдер

Пользователь Платформы, формирующий предложения, заявки и заказы, организующий взаимодействие с покупателем и поставщиками в пределах предоставленных ему полномочий.

Поставщик

юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или иное лицо, сведения о товарах, ценах, наличии, условиях отгрузки или доставки которого используются при исполнении заказа.

Сделка

договор или совокупность договоренностей участников Платформы, связанных с поставкой товаров, выполнением работ, оказанием услуг, оплатой, отгрузкой или доставкой.

Персональные данные, ПДн

любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу.

Обработка персональных данных

любое действие или совокупность действий с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, предоставление доступа, блокирование, удаление и уничтожение.

Субъект персональных данных

физическое лицо, к которому относятся персональные данные.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных ООО «ТРЕЙДЕР Х» при функционировании Платформы TraderX, исполнении договоров, взаимодействии с пользователями, покупателями, поставщиками и иными участниками сделок.

1.2. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе», иными применимыми нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.3. Политика применяется к данным, получаемым при посещении сайта Платформы, регистрации и использовании личного кабинета, создании клиента, формировании заказа, загрузке договоров и документов, обмене сообщениями, оплате, отгрузке, доставке, обращении в поддержку, а также при взаимодействии по заключению и исполнению сделок.

1.4. Политика является общедоступным документом и размещается на страницах сайта Платформы, с использованием которых осуществляется сбор персональных данных.

1.5. Отдельные сервисы Платформы могут регулироваться пользовательским соглашением, договором, правилами оказания услуг и отдельными согласиями. Такие документы применяются постольку, поскольку не противоречат настоящей Политике и законодательству Российской Федерации.

2. Принципы обработки персональных данных

2.1. Обработка осуществляется на законной и справедливой основе, для конкретных, заранее определенных и законных целей.

2.2. Обрабатываются только данные, необходимые и достаточные для заявленной цели. Не допускается избыточная обработка и объединение баз данных для несовместимых целей.

2.3. Оператор принимает меры для обеспечения точности, актуальности и достаточности данных, а также для уточнения или удаления неполных и неточных сведений.

2.4. Данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, договор, закон или необходимость защиты прав и законных интересов Оператора и участников сделки.

2.5. По достижении целей обработки данные уничтожаются либо обезличиваются, если дальнейшее хранение не требуется по закону или договору.

3. Цели обработки персональных данных

3.1. Регистрация, идентификация и авторизация Пользователя, ведение личного кабинета, обеспечение безопасности учетной записи и предотвращение несанкционированного доступа.

3.2. Создание и ведение карточек клиентов, поставщиков и иных контрагентов; формирование коммерческих предложений, заявок, заказов, счетов, договоров, спецификаций и иных документов.

3.3. Организация взаимодействия между участниками Платформы, включая передачу сведений, необходимых для согласования товара, цены, оплаты, отгрузки, доставки, приемки и исполнения обязательств.

3.4. Заключение, исполнение, изменение и прекращение договоров; бухгалтерский, налоговый, договорный и управленческий учет; урегулирование претензий и споров.

3.5. Организация платежей, возвратов, электронного документооборота, доставки, отгрузки, разгрузки и иных сопутствующих процессов.

3.6. Рассмотрение обращений, оказание технической и клиентской поддержки, контроль качества сервисов, защита прав и законных интересов Оператора, Пользователей и третьих лиц.

3.7. Обеспечение функционирования, информационной безопасности, аналитики использования Платформы и предотвращения мошенничества — в объеме, необходимом для указанных целей.

3.8. Направление рекламных и маркетинговых сообщений — только при наличии отдельного предварительного согласия в случаях, когда такое согласие требуется законодательством.

3.9. Для регистрации и ведения личного кабинета обрабатываются данные Пользователя, необходимые для идентификации, авторизации, связи, разграничения прав доступа и обеспечения безопасности. Основание обработки — договор или подготовка к его заключению, а в необходимых случаях согласие субъекта.

3.10. Для формирования и исполнения заказа, договора, спецификации, счета, товаросопроводительных документов, оплаты, отгрузки, доставки и приемки обрабатываются данные покупателя, поставщика, трейдера, подписанта, получателя товара и иных представителей сторон в объеме, необходимом для конкретной сделки. Основание обработки — договор, подготовка к его заключению и требования законодательства.

3.11. Для бухгалтерского, налогового и архивного учета, исполнения запросов государственных органов, защиты прав, рассмотрения претензий и разрешения споров обрабатываются сведения, содержащиеся в первичных документах, договорах, переписке и обращениях. Основание обработки — обязанности, установленные законодательством, и законные интересы Оператора.

3.12. Для проверки сведений о контрагенте и полномочий его представителя Оператор может обрабатывать данные, содержащиеся в открытых государственных реестрах, доверенностях, учредительных и иных документах, переданных в связи со сделкой. Основание обработки — подготовка и исполнение договора, а также законные интересы участников сделки.

3.13. Для кадрового делопроизводства, подбора персонала, исполнения трудовых обязанностей и соблюдения трудового законодательства Оператор обрабатывает данные работников и кандидатов в объеме, предусмотренном трудовым законодательством и необходимом для соответствующей цели. Эти процессы не регулируют использование Платформы Пользователями.

4. Категории субъектов и состав обрабатываемых данных

4.1. Оператор может обрабатывать персональные данные Пользователей Платформы, трейдеров, покупателей, поставщиков, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц, подписантов, получателей товара, лиц, указанных в доверенностях и товаросопроводительных документах, посетителей сайта, получателей рассылок и лиц, обращающихся в поддержку.

4.2. В зависимости от цели обработки Оператор может обрабатывать: фамилию, имя, отчество; дату рождения — если она необходима для договора или документа; должность; наименование и реквизиты организации; номер телефона; адрес электронной почты; логин, идентификатор и данные учетной записи; сведения о правах доступа; адрес доставки или отгрузки; сведения о заказах, товарах, ценах, условиях поставки, договорах, спецификациях, счетах, платежах, доставке и приемке; переписку и обращения; реквизиты доверенностей; сведения о подписанте и иные данные, содержащиеся в документах, предоставленных для заключения и исполнения сделки.

4.3. Для исполнения требований законодательства и договоров Оператор может обрабатывать данные, содержащиеся в первичных учетных, товаросопроводительных, расчетных и электронных документах, в том числе полученных через оператора ЭДО. Объем таких данных ограничивается содержанием и назначением конкретного документа.

4.4. При посещении сайта могут обрабатываться технические данные: IP-адрес, сведения об устройстве и браузере, действиях на сайте, дата и время доступа, файлы cookie и аналогичные технологии — в пределах, необходимых для работы сайта, безопасности и согласованной аналитики.

4.5. Оператор не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных, если иное прямо не предусмотрено законодательством Российской Федерации и не оформлено надлежащим правовым основанием.

4.6. Оператор не хранит полные реквизиты банковских карт, если это не требуется применимым способом оплаты. Обработка таких сведений может осуществляться платежной организацией по ее правилам и в рамках ее ответственности.

5. Правовые основания обработки

5.1. Оператор обрабатывает персональные данные при наличии хотя бы одного законного основания, предусмотренного законодательством Российской Федерации.

5.2. К таким основаниям относятся:

• согласие субъекта персональных данных;
• необходимость заключения и исполнения договора, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект;
• исполнение обязанностей, установленных законом; осуществление прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при соблюдении прав и свобод субъекта;
• иные основания, предусмотренные законодательством.

5.3. Если данные предоставляются Оператору иным лицом, такое лицо обязано обеспечить наличие законного основания для их получения и передачи, а также выполнение обязанностей по информированию субъекта, если такие обязанности предусмотрены законом.

5.4. При поручении обработки подрядчику Оператор заключает договор, определяющий цели, состав данных, операции с данными, обязанности по конфиденциальности и безопасности, а также порядок прекращения обработки и уничтожения данных.

6. Порядок и условия обработки

6.1. Обработка может осуществляться с использованием средств автоматизации, без использования таких средств либо смешанным способом.

6.2. Данные поступают непосредственно от субъекта при регистрации, заполнении форм, загрузке документов, оформлении заказа, оплате, обращении в поддержку и использовании сервисов Платформы, а также от участников сделки, организаций, представителями которых являются субъекты, поставщиков, перевозчиков, операторов ЭДО, платежных организаций и открытых государственных реестров — если это необходимо для проверки сведений, заключения или исполнения договора.

6.3. Оператор не принимает решения, порождающие юридические последствия для субъекта или иным образом существенно затрагивающие его права и законные интересы, исключительно на основании автоматизированной обработки, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом или согласованных с субъектом.

6.4. Оператор вправе ограничить доступ к учетной записи, данным или материалам, размещенным Пользователем, если их обработка или публикация нарушает законодательство, права третьих лиц, условия договора или правила Платформы.

6.5. При выявлении неточности, неправомерной обработки либо инцидента Оператор действует в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

7. Передача персональных данных

7.1. Оператор передает персональные данные третьим лицам только при наличии законного основания и в объеме, необходимом для достижения конкретной цели обработки.

7.2. Получателями данных могут быть участники конкретной сделки; поставщики; перевозчики, экспедиторы, складские и логистические организации; банки и платежные организации; операторы электронного документооборота; организации, обеспечивающие хостинг, хранение данных, поддержку, безопасность, разработку и сопровождение Платформы; операторы связи; юридические, бухгалтерские и аудиторские консультанты; государственные органы и суды — в случаях и порядке, предусмотренных законом.

7.3. Участник сделки, получающий данные для заключения или исполнения собственного договора, может являться самостоятельным оператором персональных данных. Такой участник самостоятельно определяет дальнейшие цели и способы обработки в пределах закона и несет ответственность за соблюдение применимых требований.

7.4. Сведения о товарах, ценах, условиях поставки и организации-продавце могут быть доступны участникам Платформы в пределах, необходимых для ее функционирования. Контактные данные физического лица и иные персональные данные не размещаются в общедоступных источниках без согласия субъекта или иного законного основания.

7.5. Оператор не продает персональные данные и не передает их третьим лицам для самостоятельного использования в рекламных целях без отдельного согласия субъекта.

8. Трансграничная передача и локализация

8.1. Первичная запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством.

8.2. Трансграничная передача персональных данных допускается только при наличии основания и с соблюдением требований законодательства Российской Федерации. До подключения сервиса, предполагающего такую передачу, Оператор оценивает законность и условия ее осуществления.

9. Обеспечение конфиденциальности и безопасности

9.1. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.

9.2. К мерам защиты относятся, в частности: разграничение прав доступа; идентификация и аутентификация пользователей и работников; регистрация действий; резервное копирование и восстановление; антивирусная защита; контроль каналов передачи данных; своевременное выявление инцидентов; обучение работников; контроль лиц, обрабатывающих данные по поручению Оператора.

9.3. К обработке допускаются только работники и подрядчики, которым данные необходимы для исполнения обязанностей. Они обязаны соблюдать конфиденциальность и требования безопасности персональных данных.

10. Сроки хранения, уточнение и уничтожение данных

10.1. Срок обработки и хранения определяется целью обработки, сроком действия учетной записи или договора, требованиями законодательства о бухгалтерском, налоговом и договорном учете, а также сроком, необходимым для разрешения споров и защиты прав.

10.2. При подтверждении неточности персональных данных Оператор уточняет их в течение семи рабочих дней со дня представления необходимых сведений и снимает блокирование, если оно применялось.

10.3. При выявлении неправомерной обработки Оператор прекращает ее в срок не более трех рабочих дней. Если обеспечить правомерность обработки невозможно, данные уничтожаются в срок не более десяти рабочих дней с даты выявления нарушения, если иной срок не установлен законом.

10.4. При достижении цели обработки или отзыве согласия при отсутствии иных законных оснований данные уничтожаются в срок не более тридцати дней. Если уничтожение в этот срок невозможно, Оператор блокирует данные и обеспечивает их уничтожение в срок не более шести месяцев, если иной срок не установлен законом.

10.5. При установлении факта неправомерной или случайной передачи персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов, Оператор исполняет обязанности по уведомлению уполномоченного органа и субъектов в случаях и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

11. Права субъекта персональных данных

11.1. Субъект имеет право получать сведения об обработке его персональных данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения при наличии оснований, отзывать согласие, отказываться от рекламных сообщений и защищать свои права в уполномоченном органе или суде.

11.2. Обращение субъекта или его представителя направляется на admin@traderx.ru либо по почтовому адресу Оператора. Оператор рассматривает обращение и предоставляет ответ в сроки, установленные законодательством; как правило, сведения предоставляются или мотивированный отказ направляется не позднее десяти рабочих дней, если иной срок не установлен законом.

11.3. Удаление учетной записи не влечет удаления данных, которые Оператор обязан хранить по закону, договору либо для защиты прав и законных интересов.

11.4. Отказ от рекламных сообщений не прекращает направление обязательных сервисных уведомлений, связанных с регистрацией, заказом, оплатой, доставкой, документами или исполнением договора.

12. Согласие, рекламные сообщения и cookie

12.1. В случаях, когда согласие необходимо, оно предоставляется отдельно от иных документов и подтверждается отдельным действием субъекта, позволяющим установить факт и содержание согласия.

12.2. Согласие на рекламные и маркетинговые сообщения предоставляется отдельно от согласия, необходимого для регистрации, оформления заказа или исполнения договора, и может быть отозвано в любое время.

12.3. Платформа использует технические cookie, необходимые для ее работы и безопасности. Аналитические и рекламные cookie применяются при наличии требуемого согласия. Сведения о применяемых cookie размещаются в уведомлении или отдельной политике cookie на сайте Платформы.

12.4. Оператор может хранить электронные записи о предоставлении согласия, включая дату, время, содержание формы и технические сведения, необходимые для подтверждения факта его получения.

12.5. Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от пользовательского соглашения, договора и иных документов, подтверждаемых субъектом. Оператор обеспечивает возможность подтвердить факт, время и содержание предоставленного согласия.

12.6. Пользователь, предоставляющий персональные данные другого лица, подтверждает наличие законного основания для их передачи и выполнение обязанностей по информированию такого лица, если это требуется законодательством.

13. Заключительные положения

13.1. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику при изменении законодательства, функциональности Платформы или порядка обработки данных. Новая редакция вступает в силу с момента ее размещения, если иной срок не указан в самой редакции.

13.2. Актуальная редакция Политики размещается на сайте TraderX: https://traderx.ru/privacy.

13.3. По вопросам обработки персональных данных субъект может обратиться по адресу admin@traderx.ru или по почтовому адресу Оператора.

13.4. Политика подлежит размещению по постоянному публичному адресу на сайте TraderX и должна быть доступна со всех форм, через которые Оператор собирает персональные данные.